Häufige Fragen zur rechtlichen Seite der Registrierkassenpflicht

  1. Ab welcher Umsatzgrenze besteht Kassenpflicht?
    Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz über € 15.000,– und Barumsätzen über € 7.500,– besteht ab dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Als Registrierkasse können auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht eintritt. Ab 1. Jänner 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.
  2. Was versteht man unter „Barumsätze“?
    Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte, sowie anderen vergleichbaren Zahlungsformen (z.B. Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick) beglichen wird. Als Barzahlung gilt weiters die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Bezahlung mit Erlagschein oder E-Banking zählt nicht zu den Barumsätzen.
  3. Ab wann besteht bei Überschreiten der Umsatzgrenzen Kassenpflicht?
    Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.
    Nachtrag 2016: Der VfGH hat entschieden, dass das Überschreiten gewisser Umsatzgrenzen im Jahr 2015 für die Frage der Registrierkassenpflicht keine Rolle spielen darf. Somit gibt es keine „Rückwirkung“ und für die Grenzen der Registrierkassenpflicht dürfen erst die Umsätze ab 1. Jänner 2016 herangezogen werden.
  4. Was versteht man unter Belegerteilungspflicht?
    Für jeden Unternehmer besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen: Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
    fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
    Tag der Belegausstellung
    Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
    Betrag der Barzahlung
    bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
    Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.
  5. Geht die Belegerteilungspflicht mit der Kassenpflicht zwingend einher?
    Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Betrieb ab 1.1.2016 (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht). Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht gibt es nur für die „Kalte-Händeregelung“, bestimmte Automaten, Feuerwehrfeste und dergleichen.
  6. Gibt es Ausnahmen/Erleichterung von der Beleg – bzw. Registrierkassenpflicht?
    Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.
    Diese Fälle sind:
    für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,– je Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung) ist keine Kassen- und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso
    für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zB Feuerwehrfeste) und
    für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten.
    Nur von der Registrierkassenpflicht befreit (dennoch Belegerteilungspflicht!)sind Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt. Diese Ausnahme betrifft die sogenannten Webshops.
    Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse gibt es für „mobilen Gruppen“.
  7. Was bewirkt die Erleichterung bei „mobilen Gruppen“?
    „Mobile Gruppen“, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie zum Beispiel Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer, müssen einen Beleg und eine Durchschrift ausstellen; die Erfassung erfolgt dann erst im Nachhinein (bei Rückkehr) in das elektronische Kassensystem am Betriebsort.
  8. Gibt es Steuerbegünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse?
    Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,– pro Kassensystem (maximal aber € 30,– pro Erfassungseinheit) vorgesehen. Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden; wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 1.1.2017 erfolgen. Weiter sind die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.
  9. Wer kann die Kassen überprüfen kommen und wie erfolgt die Kassenüberprüfung?
    Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer kann das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder im Rahmen von Außenprüfungen überprüfen.
  10. Müssen Gutscheine im Kassensystem erfasst werden?
    Der Verkauf von Wertgutscheinen (Geschenkbons, Geschenkmünzen) zum späteren Bezug von Waren nach freier Wahl oder nicht konkretisierten Dienstleistungen stellt noch keinen steuerbaren Vorgang dar. Es handelt sich hier steuerlich weder um einen Ertrag noch um einen umsatzsteuerpflichtigen Vorgang. Es handelt sich nicht um einen registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Allerdings ist die Erfassung derartiger Bareingänge in der Registrierkasse zweckmäßig, weil damit eine lückenlose und sicherheitstechnische Aufzeichnung aller Bareingänge gewährleistet ist. In diesem Fall wird der Gutschein in der Registrierkasse mit Bezeichnung „Bonverkauf“ als Null %-Umsatz behandeln.
    Der Wertgutschein ist im Zeitpunkt der Einlösung dann als Barumsatz zu erfassen.
    Gutscheine, die Lieferung/Dienstleistungen eindeutig konkretisieren, sind beim Verkauf bereits als Barumsatz anzusehen und daher in der Registrierkasse zu erfassen. Es ist darüber ein Beleg auszustellen (zB Eintrittskarte für eine konkrete Veranstaltung, Fahrscheine).
  11. Zählen Anzahlungen und Teilzahlungen als Barumsatz?
    Ja, Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind als Barzahlungen zu sehen und zählen zur Umsatzgrenze (€ 7.500,–).
  12. Wie ist eine Rechnung zu behandeln, die mit Erlagschein hergegeben wurde (Zielrechnung) und dann doch bar bezahlt wird?
    In diesem Fall liegt bei Bezahlung dieser Rechnung eine Barzahlung vor. Die Steuerschuld entsteht aber nicht ein zweites Mal, da der Unternehmer keine „Rechnung“ im Sinn des UStG 1994 ausstellt, sondern nur einen Beleg über die empfangene Barzahlung.
    Es ist zulässig auf diesem Beleg lediglich auf die Nummer der Rechnung zu verweisen und keine Aufschlüsselung der Umsätze nach Steuersätzen vorzunehmen, wenn die Rechnung zur Abfuhr der Steuerschuld schon im (elektronischen) Aufzeichnungssystem erfasst wurde.
    Es ist zweckmäßig, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen.
  13. Muss bei der Zustellung per Nachnahme der leistende Unternehmer eine Kassa mitführen?
    Bei der Lieferung und Bezahlung per Nachnahme (Post, Spediteur) besteht für den Zusteller keine Kassenpflicht. Es handelt sich nicht um einen Barumsatz. Nur wenn das Unternehmen die Ware selbst zustellt und bei der Zustellung kassiert, läge ein Barumsatz vor, der bei Überschreitung der Umsatzgrenzen in einem Kassensystem erfasst werden müsste.
  14. Gibt es Strafen, wenn man keine Registrierkasse verwendet, obwohl man unter die Registrierkassenpflicht fällt?
    Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird, kann mit bis zu € 5.000,–geahndet werden; eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu € 25.000,–.Für die ersten zwei Quartale 2016 besteht jedoch Straffreiheit:
    Es werden von 1.1.2016 bis 31.3.2016 von den Abgabenbehörden und deren Organe kei­ne finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Be­legerteilungspflicht gesetzt.
    Bis zum 30.6.2016 werden von den Abga­benbehörden und deren Organen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht keine finanzstraf­rechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen gesetzt, wenn der oder die Betroffenen be­sondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen können (zB. die Anschaffung einer Registrierkasse war auf­grund von Nichteinhaltung der Lieferfristen durch die Kassenhersteller nicht möglich oder die Installation der notwendigen Soft­ware für die elektronische Festhaltung der Umsätze war mangels notwendiger fachli­cher Beratung durch den IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich oder die erforderli­che Einschulung des Unternehmers und sei­ner Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar).
  15. Sind händisch ausgestellte Belege ab 2016 auch zulässig?
    Wenn Kassenpflicht besteht, muss ein Beleg aus dem System erstellt werden. Wenn keine Kassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Umsatzgrenzen liegen) gilt für Unternehmer dennoch die Belegerteilungsverpflichtung. In diesem Fall wird der Beleg händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben. Der Verweis des Registrierkassenbeleges etwa auf die Rechnungsnummer einer handschriftlichen Rechnung, die die entsprechenden Rechnungsmerkmale enthält bzw. auch auf andere Unterlagen iSd § 132a Abs. 4 BAO, ist zulässig. Es ist nicht notwendig Menge/handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung nochmals gesondert in die Kasse einzutippen.
  16. Muss für das Jahr 2016 noch eine Kassa angeschafft werden (Umsatzgrenzen 2015 überschritten), wenn der Unternehmer 2016 in Pension geht?
    Nein. Unternehmer, die beabsichtigen noch im Jahr 2016 ihre betriebliche Tätigkeit einzustellen (zB Pensionsantritt im Jahr 2016), brauchen für 2016 keine Kassensystem anschaffen bzw. umrüsten, wenn sie ab 1. Jänner 2016 der Belegerteilungspflicht nachkommen.Dies gilt auch dann, wenn zB ein Unternehmer beabsichtigt nun auf Erlagscheinzahlungen umzustellen, die Umstellung unmittelbar durchführt und es daher absehbar ist, dass ebenso die Barumsatzgrenze von € 7.500,– 2016 nicht mehr überschritten wird.
  17. Braucht in einem Beauty-Center mit 6 selbständigen Unternehmern, jeder Unternehmer eine eigene Kasse bzw. ein eigenes Kassensystem oder dürfen auf einem Kassensystem alle 6 Betriebe nebeneinander geführt werden?
    Mehrere Unternehmer können eine Registrierkasse gemeinsam verwenden, wenn gesonderte Datenerfassungsprotokolle geführt und ab 2017 gesonderte Signaturerstellungseinheiten vorhanden sind.
  18. Ist eine eigene Kassenlade bei einer Registrierkasse Pflicht?
    Nein, es genügt jede Art von Behälter oder Aufbewahrungsmöglichkeit.
  19. Müssen Zielgeschäfte auch in die Registrierkasse eingegeben werden, wenn die Barzahlungsgrenze von € 7.500,– überschritten wird?
    Nein, nur Barumsätze sind im Kassensystem zu erfassen. Es können jedoch freiwillig Belege mit der Registrierkasse erstellt werden, die keine Barumsätze enthalten.
  20. Wie sind Zielrechnungen zu behandeln, die in monatlichen Raten bar bezahlt werden?
    Barzahlungen sind neben der Bezahlung des Gesamtpreises auch Anzahlungen, Ratenzahlungen (Teilzahlungen) und Restzahlungen. Alle derartigen Barzahlungen sind für die Umsatzgrenzen in Höhe von € 7.500 relevant; dies unabhängig davon, ob Soll- oder Istbesteuerung nach dem UStG 1994 vorliegt.
  21. Was ist unter Schlüsselzahlen oder Symbole anstatt der handelsüblichen Bezeichnung zu verstehen?
    Die Angabe von Symbolen oder Schlüsselzahlen ist dann ausreichend, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen bei dem die Lieferung oder Leistung erbringenden Unternehmer vorhandene Unterlagen gewährleistet ist. Schlüsselzahlen können zB Preislistennummern, Katalognummern, und Tarifposten (zB Bahn, Bus) sein.
  22. Muss jeden Tag ein Tagesabschluss gemacht werden oder kann, wenn nur ein paar Barumsätze täglich anfallen, dies auch wöchentlich erfolgen?
    Die (immer noch geltende) Kassenrichtlinie sieht einen täglichen Tagesabschluss vor. Sobald die Kasse die Registrierkassensicherheitsverordnung (ab 1.1.2017) umsetzt, erfüllt sie automatisch auch die Kassenrichtlinie, wodurch das nicht mehr unbedingt nötig wäre. Unabhängig davon ist ein Tagesabschluss notwendig, um täglich den Kassenstand kontrollieren zu können.
  23. Dürfen bei Therapien auch Sammelrechnungen gemacht machen – z.B. bei 10 Behandlungen zum Schluss eine Rechnung – oder muss jetzt bei jeder Behandlung eine Rechnung ausgestellt werden?
    Die Belegerteilungsverpflichtung betrifft die Barumsätze. Sobald ein Barumsatz erfolgt, muss ein Beleg im Sinne der BAO (Bestandteile siehe Infoblatt) erstellt und ausgehändigt werden.
  24. Müssen bei Registrierkassen auch die Ausgaben erfasst werden?
    Nein, relevant sind nur die Einnahmen. Sinnvollerweise sollten sie aber ebenfalls erfasst werden. Ein gesetzlicher Zwang ist aus der Registrierkassenpflicht aber nicht ableitbar.
  25. Mitarbeiter kassieren oft vor Ort auf den Baustellen, kommen jedoch nicht täglich ins Büro um Beleg und Geld abzuliefern. Wie ist hier bezüglich der Nacherfassung vorzugehen?
    Bei Barumsätzen außerhalb der Betriebsstätte, dürfen diese nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfasst werden, wenn bei der Barzahlung dem Leistungsempfänger einen Beleg ausgefolgt und hiervon eine Durchschrift aufbewahrt wurde.
    Ohne unnötigen Aufschub ist einzelfallbezogen bzw. branchenbedingt zu beurteilen. Wenn zB Landwirte ihre Produkte in einem gemeinschaftlich genutzten Bauernladen über einen Erfüllungsgehilfen verkaufen und dieser den Landwirten nur einmal wöchentlich die Belegdurchschriften zur Nacherfassung überbringt, ist die Wochenfrist ausreichend.
  26. Beim Kauf von 8 Kassen-PCs mit jeweils eigenem Datenerfassungsprotokoll, aber mit Abspeicherung aller Daten auf nur einem Server. Beträgt in diesem Fall die Prämie € 1.600 (€ 200 pro Kassa) oder € 240 (€ 30 pro Erfassungseinheit)?
    Für die Höhe der Prämie ist die Zuordnung der Signaturerstellungseinheit zu den Erfassungseinheiten maßgeblich. Im vorliegenden Fall wäre zu klären, ob jede Erfassungseinheit mit einer eigenen Signaturerstellungseinheit verbunden ist oder ob die Signaturerstellungseinheit dem Server zugeordnet ist. Sollte dies zutreffen, dann liegt insofern ein elektronisches Kassensystem vor und es stehen als Prämie € 240 zu. Im Falle von 8 Signaturerstellungseinheiten € 1.600.
  27. Kann ein mobiler Fotograf, der Bilder verkauft, die Durchschriften der per Hand ausgestellten Belege als Sammelbeleg bei der Rückkehr in den Betrieb erfassen oder müssen alle 30 ausgestellten Belege einzeln nochmals erfasst werden?
    Werden gleich hohe Einzelumsätze getätigt, können diese zusammengerechnet und jeweils in einem Betrag in der Registrierkasse erfasst werden, sofern deren vollständige Erfassung gewährleistet wird, zB durch Durchnummerierung der ausgestellten Belege.
    Dies gilt auch, wenn mehrere Umsätze zu gleichen Entgelten erfolgen (zB Berechtigungsausweise für Senioren, Studenten, Kinder oder Berechtigungsausweise für Einzelfahrten oder Mehrfachfahrten bzw. Gruppenfahrten).
  28. Wenn ein Unternehmer eine Kasse erst im ersten Halbjahr 2016 kauft, muss er die bis dahin handgeschriebenen Belege nacherfassen?
    Nein.
  29. Müssen auch Kleinunternehmer eine Kassa haben?
    Jeder Unternehmer mit betrieblichen Einkünften, der die Umsatzgrenzen übersteigt (€ 15.000 Gesamtumsatz und davon mehr als € 7.500 Barumsätze) muss ein Kassensystem in Verwendung haben. Etwaige Umsatzsteuerbefreiungen sind für die Kassen- und Belegerteilungspflicht nicht relevant.
  30. Wenn ein Unternehmer nur 10 Monate im Jahr arbeite und somit unter der € 15.000,– Umsatzgrenze bleibt – ist er dann von der Kassenpflicht befreit?
    Die Umsatzgrenzen sind jährlich zu sehen. Wie lange der Unternehmer tätig ist, ist nicht relevant. In diesem Fall ist keine Kassenpflicht gegeben.

 

Quelle: wko.at, detallierte Infos: hier
Stand: 01.02.2016